Om het zo overzichtelijk mogelijk te maken wat voor vrijwilligerstaken we allemaal hebben bij KV Stormvogels, en wie welke taken invult, is dit spreadsheet gemaakt. Hierin kan iedereen zelf invullen welke taken ze eventueel willen en kunnen invullen. Daarnaast biedt het een overzicht van de huidige commissies, en wordt het gebruikt om de punten bij te houden die aan alle vrijwilligerstaken gekoppeld worden. Dit document staat op Google Drive, en is dus voor iedereen met de link beschikbaar, zolang je verbonden bent met het internet, en wordt live geüpdatet. Er kunnen dus meerdere mensen tegelijk in werken.

Het document heeft in de basis als doel inzichtelijk te maken welke taken er nog opgevuld moeten worden, en welke al opgevuld zijn en door wie. Het gehele puntensysteem dat eraan gekoppeld is, is slechts een pilot. Hiervoor wordt gedurende de komende maanden geïnventariseerd hoe en of het systeem werkt, en zo ja, hoeveel punten alles waard zou zijn. De eerste opzet van de pilot hanteert dat de volgende puntenaantallen behaald moeten worden op jaarbasis:

  • Spelend, senioren: 50 punten
  • Spelend, jeugd: 30 punten
  • Niet-spelend lid: 0 punten, maar alles wat extra gedaan wordt, wordt wel gewaardeerd

Voor de verdeling van de te behalen punten wordt gerefereerd naar onderstaand kopje met “INFO”. Ook voor al deze informatie geldt dat de punten slechts gebaseerd zijn op een conceptsysteem, en niet definitief zijn. Suggesties of opmerking hierover zijn welkom. Vooralsnog worden er geen beloningen gekoppeld aan vrijwilligers die enorm veel werk verrichten voor club, of consequenties opgelegd aan mensen die niet aan hun puntentotaal komen. Eventueel in een later stadium zou dit wel toegepast kunnen worden.

Met betrekking tot het gebruik van het document zelf, geldt het volgende: vrijwel het hele document is beveiligd, wat betekent dat alleen beheerders hier aanpassingen in kunnen maken. Uitzondering hierop zijn de gele cellen. Iedereen die toegang heeft tot dit document, kan deze bewerken. Wanneer je hierop klikt (of erin schrijft) krijg je een dropdown-menu, waarin je jouw naam kunt selecteren als je een taak in kan vullen. Uiteraard is het ook toegestaan om een dienst voor iemand anders in te vullen, mocht jij bijvoorbeeld al je benodigde punten al gehaald hebben.

Het document bevat de volgende tabbladen:

  • VOORPAGINA: Bovenaan deze pagina zie je een voorbeeld van hoe dit tabblad eruit ziet. Het geeft een korte samenvatting van het document, evenals een snel inzicht in de eerstvolgende diensten die nog openstaan. Dit tabblad is volledig beveiligd, en je kunt hier niets aanpassen.
  • INFO: Het doel van dit blad is tweeledig. Ten eerste kun je hier inzien hoeveel punten je al gehaald hebt. Bovenaan de pagina is een geel-gemarkeerde cel, waar je jouw naam in kunt vullen. Je krijgt dan gelijk te zien hoeveel punten je al gehaald hebt, hoeveel je nog moet, en hoe je aan je punten gekomen bent. De rest van dit tabblad heeft als doel enig inzicht te bieden in hoe de punten verdeeld worden. Voor vrijwel alle taken is weergegeven hoeveel punten deze waard zijn, en waar nodig is enige toelichting gegeven op de desbetreffende taken. Ook staat er een korte samenvatting van de verschillende commissies, wat ze doen, uit hoeveel mensen ze bestaan, en hoeveel punten ze waard zijn. Met betrekking tot de verschillende commissies is ervoor gekozen een maximum toe te kennen van 20 punten per commissie per persoon, en 40 punten voor commissies in totaal. Dit met als doel de waardering voor de commissies onderling te waarborgen en te voorkomen dat er een scheefgroei ontstaat met betrekking tot de aantal mensen per commissie.
  • “THUISWEDSTRIJDEN FLUITEN + BARDIENST”, “ACTIVITEITEN BARDIENST” en “ACTIVITEITEN OVERIG”: Dit zijn de tabbladen die voor de meeste leden het meest relevant zijn. Hier kun je zien welke taken er op het moment ingevuld zijn, welke nog open staan, en wie er wel diensten ingevuld hebben. Dit zijn tevens de tabbladen waar je je zelf in kunt schrijven om bepaalde diensten op te vullen. De punten die fluiten en bardiensten waard zijn, staan op het “INFO”-tabblad. Voor “ACTIVITEITEN OVERIG” kan hier enige variatie in zitten, en staat dus per activiteit aangegeven hoeveel mensen hier nodig zijn, en hoeveel punten het waard is.
  • “ORGANISATORISCHE VERENIGINGSZAKEN”: Dit tabblad geeft een overzicht van de trainers, commissies, etc. Hier is te zien wie in welke commissie zit en hoeveel punten de commissies waard zijn. Daarnaast is het mogelijk hier in te zien waar eventueel nog een plekje beschikbaar is om bij een commissie aan te sluiten, mocht je daar interesse in hebben! Alleen de beheerders kunnen deze pagina aanpassen.
  • “OVERIG LOSSTAAND”: In dit tabblad worden alle overige zaken weergegeven, die niet omvat kunnen worden door de voorgaande tabbladen. Denk hierbij aan de aanwezigheid bij de ALV, of het inleveren van de Grote Clubactie-boekjes voor de jeugd. Hier wordt ook allemaal punten aan toegekend, om de betrokkenheid bij de club te bevorderen. Het aantal punten per zaak zijn bovenin de tabel te vinden. Dit tabblad kan ook alleen door beheerders aangepast worden.
  •  “DATA INVOER” en “DATA PUNTEN”: Dit zijn twee verborgen tabbladen waar in principe alleen de beheerders bij kunnen. Deze worden gebruikt om data m.b.t. vrijwilligerstaken in te voeren, en puntenaantallen bij te houden. Alleen beheerders kunnen deze inzien en aanpassen, en zijn voor de meesten verder niet relevant.